Et journalsystem håndterer nogle af de mest følsomme oplysninger, der findes. Her står, hvad vi konkret gør — uden markedsføringssprog, så I kan bruge det i jeres egen risikovurdering.
Databasen ligger hos en europæisk hostingleverandør inden for EU. Dokumentserveren, hvor Word- og Excel-filer redigeres, kører på en dedikeret server i Tyskland, som vi selv driver — den deles ikke med andre kunder.
Ingen borgerdata overføres til lande uden for EU/EØS. Der er indgået databehandleraftale med de underleverandører, der indgår, og listen udleveres på forespørgsel.
Det er en vigtig teknisk skelnen. Mange systemer skjuler blot knapper for brugere, der ikke må se noget. I Tabulas håndhæves adgangen i selve databasen: en forespørgsel efter data, brugeren ikke må se, returnerer ingenting — også hvis nogen skulle forsøge udenom brugerfladen.
En medarbejder ser kun borgere på de afdelinger, vedkommende er tilknyttet — ikke resten af tilbuddet.
Medarbejder, leder og administrator har hver deres adgang. Personalefølsomme oplysninger er forbeholdt ledelsen.
Ingen delte konti. Hver handling kan henføres til et navngivet menneske.
Filer redigeres i browseren og hentes aldrig ned på private computere.
Adgangsloggen registrerer opslag i følsomme oplysninger: CPR-numre, journaler og dokumenter. Den svarer på spørgsmålet »hvem har set denne borgers oplysninger, og hvornår« — det spørgsmål, et tilsyn eller en borger kan stille, og som skal kunne besvares.
Brugsloggen registrerer, hvordan systemet bruges: hvilke sider der åbnes, hvilke handlinger der udføres, og hvilke tekniske fejl der opstår. Formålet er drift og forbedring — ikke kontrol af den enkelte. Medarbejderne oplyses om, at loggen findes.
Rå brugsdata opbevares i to år. Derefter aggregeres de til anonym statistik, hvor enkeltpersoner ikke kan udledes, og de rå data slettes.
Skrivehjælpen er den funktion, der rejser flest spørgsmål — med rette. Sådan fungerer den:
Borgerens navn erstattes med »borger«, den skrivende medarbejder med »UT« og kolleger med »AK«, før teksten sendes nogen steder hen.
Den pseudonymiserede tekst og borgerens aktive mål. Ikke CPR, ikke stamdata, ikke hele journalen.
Forslaget udfylder felterne, men gemmes ikke. Medarbejderen retter og godkender — ellers bliver der ikke noget notat.
Notater skrevet med hjælp markeres som sådan, så det altid kan ses, hvordan teksten er blevet til.
Sprogmodellen leveres af Anthropic, som ikke træner på data sendt gennem deres API. Skrivehjælpen er frivillig: den bruges kun, når medarbejderen selv trykker på den, og notater kan altid skrives i hånden.
Alle oplysninger udleveres i åbne formater på forespørgsel — journaler, mål, medicin, personaledata og dokumenter. Det gælder også ved et eventuelt ophør, hvor udtrækket er en del af aftalen.
Vi mener, det er et rimeligt krav at stille til enhver leverandør: at I kan gå, og at jeres data følger med. Et system, der er svært at forlade, er sjældent valgt af de rigtige grunde.
Tabulas er et nyt system i pilotdrift. Vi har ikke en ISO 27001-certificering eller en ISAE 3000-erklæring — det har systemer, der har været på markedet i mange år, og det er en reel forskel, I skal tage med i betragtning.
Til gengæld kan vi svare konkret på, hvordan tingene faktisk fungerer teknisk, og ændre noget, hvis jeres risikovurdering peger på et problem. Spørg til det, I er i tvivl om — vi svarer hellere ærligt end imponerende.
Har I en spørgeramme fra jeres databeskyttelsesrådgiver eller et tilsyn, udfylder vi den gerne.
mail@tabulas.dk